De voorbereidingsfase omvat de volgende activiteiten:

  1. Werven huisartsenpraktijken c.q. ziekenhuisafdeling(en)
  2. Afspraken maken over:
    - Tijdstip uitzetten vragenlijsten
    - De wijze waarop de deelnemende praktijken c.q. afdelingen de vragenlijsten ontvangen
       voor verspreiding
  3. Vaststellen methode van afnemen vragenlijsten: schriftelijk, digitaal, via getrainde interviewers
  4. Opstellen instructies uitdelers vragenlijsten
  5. Opstellen begeleidende informatie voor patiënten, praktijken en afdelingen
  6. Beschikbaar maken  link naar vragenlijst
  7. Afspraken maken data verzameling en analyses

Hieronder wordt iedere voorbereidende activiteit nader uitgewerkt.

Ad 1. Werven huisartsenpraktijken c.q. ziekenhuisafdeling(en)
Belangrijk is om actief en motiverend geïnteresseerde praktijken c.q. afdelingen te werven.
Bijvoorbeeld: het regionaal samenwerkingsverband, waar ook bestuurders aanwezig zijn, organiseren informatiebijeenkomsten om zo het gezamenlijk regionaal belang uit te dragen. Ook kunnen praktijken en afdelingen bezocht worden.
Doel van deze bijeenkomsten c.q. bezoeken is dat de praktijken en afdelingen weten wat deelname hén kan opleveren en van daaruit enthousiast worden voor deelname.

Ad 2. Vaststellen tijdstip en wijze van aanleveren vragenlijst aan deelnemende praktijken en afdelingen
Het uitzetten, werven van patiënten voor deelname e.d. vraagt een extra inspanning van de medewerkers van de praktijken en afdelingen. Voor het welslagen en voor een gemotiveerde deelname gedurende het hele traject is het daarom van belang hen mee te laten bepalen wanneer het juiste tijdstip voor het uitzetten van de vragenlijsten is. Immers, zij kunnen vanuit hun ervaring het beste aangeven welk moment in het jaar geschikt is.
Tevens wordt geadviseerd hen te betrekken bij het bepalen van de doorlooptijd: hoe lang blijft de vragenlijst openstaan. 

Ook moet samen met de deelnemende praktijken en afdelingen afspraken gemaakt worden over wie de contactpersoon is voor het uitzetten van de vragenlijsten, zodat afgesproken wordt hoe de vragenlijsten bij deze persoon komen, inclusief de werkinstructies en begeleidende informatie voor patiënten e.d.

Ad 3. Vaststellen methode van afnemen vragenlijsten: schriftelijk, digitaal, via getrainde interviewers
Er zijn meerdere methoden waarop de vragenlijsten kunnen worden afgenomen; te weten

-          Alleen schriftelijke vragenlijsten (risico: lage response)
-          Alleen digitale vragenlijsten (risico: lage response; mensen zonder computer(vaardigheden) worden uitgesloten)
-          Combinatie schriftelijk en digitale vragenlijsten
-          Inzetten van getrainde interviewers uit de achterban van Zorgbelang en/of andere        
           geïnteresseerde burgers voor het afnemen van de vragenlijsten.
           Voorwaarde: interviewers moeten getraind worden in hoe op een (wetenschappelijk) correcte
           wijze vragenlijsten af te nemen. Voordeel van deze methode is de grote betrokkenheid van
           zorgvragers/vrijwilligers, waarbij dit voor hen een zingevende participatie mogelijkheid biedt
           en het is een vorm van actieve co-creatie. (Risico: werven geschikte en voldoende
           kandidaten).

Naast de keuze van de afname-methode vragen de volgende punten ook aandacht:
De ervaring met de pilots in Limburg leert dat patiënten direct na een ziekenhuisopname geen prioriteit geven aan het invullen van een vragenlijst, omdat het op orde krijgen van het ziekenhuisontslag hun aandacht vraagt.  Daarom moet bij deze voorbereidende activiteit naast de afname-methode ook afspraken gemaakt worden wanneer patiënten wel te benaderen. Bijvoorbeeld bij ziekenhuisopname kunnen patiënten gevraagd worden of ze mee willen doen én dat na ziekenhuisontslag de afdeling contact opneemt met de patiënt om een geschikt moment voor de vragenlijst-afname af te spreken. Overwogen kan worden om de patiënt op het moment van ontslag een visitekaartje te overhandigen met de contactgegevens van deze persoon.

Een digitale vragenlijst kan drempelverhogend zijn voor laaggeletterden, slechtzienden of ouderen  . Afname van de vragenlijst met een interviewer kan deze drempel voor hen weghalen. Daarbij kan ook overwogen worden om getrainde vrijwilligers in te zetten, bijvoorbeeld achterbanleden van Zorgbelang organisaties, mensen die op een afstand van de arbeidsmarkt staan doch wel de capaciteit hebben om getraind te worden in het objectief afnemen van een interview en verslaglegging hiervan. Zorgbelang organisaties kunnen deze training geven.

Ad 4. Instructies uitdelers vragenlijst

Degenen die patiënten benadert om de vragenlijst in te vullen, moet geïnstrueerd worden op de volgende punten:
-          Doel en het belang van dit onderzoek (wat wordt na afloop ermee gedaan)
-          Bekend met wel of niet inzet van interviewers en dit actief aanbieden
-          Beschikt over schriftelijke instructies voor de patiënt
-          Een FAQ opstellen voor vragen van patiënt,
           Bijvoorbeeld: anonimiteit gegarandeerd, hoe vragenlijst invullen (via de URL).

Ad 5. Begeleidende informatie voor patiënten, praktijken, afdelingen
Concepten voor begeleidende informatie zijn beschikbaar: zie bijlagen 1 – 6 voor voorbeeldbrieven aan patienten ketenzorg en ziekenhuiszorg en voorbeeldposters voor in de wachtkamer.
Deze concepten kunnen aangepast worden aan de lokale situatie.
Aanbevolen wordt om in de projectgroep hierover afspraken te maken wie dit doet: de projectgroep – en daarmee uniformiteit in de lokale  informatie – of de praktijken cq. afdelingen zelf.

Ad 6. Beschikbaar maken  link naar vragenlijst
De vragenlijsten worden digitaal beschikbaar gemaakt. Aanbevolen wordt om een makkelijke URL te maken. En die deelnemers enkel door aanklikken naar direct naar de vragenlijst leidt.
Voorkomen moet worden dan de deelnemers zelf een lange link moeten intypen. Dit is namelijk drempelverhogend en verlaagt de response.

Ad 7. Aanwijzen verzamelpunt data
Tevens moet binnen de stuurgroep of projectgroep bepaald worden waar de  data van de ingevulde vragenlijsten verzameld worden, opdat deze verzameling van data getransporteerd kunnen worden voor verdere analyse.
De Zorgbelangorganisaties hebben ervaring met epanels en beschikken daarmee over een systeem voor een dergelijk verzamelpunt.

Ad 8. Verwerking en analyse verzamelde data
Binnen de stuurgroep zal nadere afspraken gemaakt moeten worden over wie de data analyseert en hoe en aan wie het rapport wordt aangeleverd. 

Terug naar A. Voorbereidingsfase      Verder naar C. Uitvoeringsfase & Instrumentaria