De ervaring in de pilots heeft geleerd dat een projectstructuur van belang is om de gezamenlijke focus vast te stellen en deze ook te behouden gedurende het hele traject.

Het is namelijk een langdurig traject dat partijen met elkaar aangaan. 
De ontwerp- en voorbereidingsfase zijn van belang voor een succesvolle uitvoeringsfase.
Echter, voor betrokkenen in de uitvoeringsfase is het werk in de ontwerp- en voorbereidingsfase onzichtbaar; hetgeen een risico in zich heeft voor verwatering van de focus en motivatie van eenieder.
Een goede projectstructuur kan daarbij dus ondersteunend zijn.

Ook de volgende drie randvoorwaarden zijn daarbij van belang; t.w.

  1. a.      Doelbepaling

Er dient helderheid te zijn over het doel, namelijk het meten van de mate van patiëntgerichtheid, in a) ketenzorg en/of b) ziekenhuiszorg (patiënten en hulpverleners).

De uitkomsten van deze meting bieden aanknopingspunten voor het gezamenlijk kiezen van verbeterpunten in de regio.

  1. b.      Verwachting management

Van belang is dat open met alle betrokkenen van het project gecommuniceerd wordt, dat de ontwerpfase en de voorbereidingsfase ongeveer 6 maanden duren alvorens daadwerkelijk aan de slag gegaan kan worden met de vragenlijsten.

Dit alles heeft te maken met het feit dat het meenemen van alle mensen en partijen in dit proces veel tijd kost.

  1. c.       ‘In the cloud’ werken

‘In the cloud’ werken schept de mogelijkheid voor het overdraagbaar maken en het borgen van uniformiteit van werken. Tevens biedt het de mogelijkheid om het gezamenlijk werken (en van elkaar leren) binnen een project, als ook voor het toegankelijk maken van documenten, zoals format voor uitnodigingsbrieven, de gevalideerde vragenlijsten, uitkomsten, vastgestelde verbeter-agenda’s. 

Projectstructuur binnen het proeftuin thema ‘patiëntgerichte zorg
1. Installeren van een regionale stuurgroep patiëntgerichtheid
De regionale stuurgroep patiëntgerichtheid  moet beslissingsbevoegd zijn ten aanzien (personele en financiële) middelen, tijd, kwaliteit.
Deze regionale stuurgroep bepaalt immers het doel van het te kiezen traject; moet beslissingen nemen over de uitvoering en moet derhalve ook gezag kunnen uitstralen binnen de eigen organisatie als ook naar de regio toe om het project ‘patiëntgerichtheid’ ook geloofwaardig uit te zetten. Idealiter is het daarom wenselijk ook in de regionale stuurgroep patiëntgerichtheid een combinatie te hebben van bestuurlijke en inhoudelijke vertegenwoordigers.

Samenstelling regionale stuurgroep patiëntgerichtheid
Projectleider

  • aan te stellen door de stuurgroep regionale samenwerkingsverband
  • werving & selectie door de regionale Zorgbelangorganisatie
  • met geformuleerde opdracht, middelen en beschikbare uren

Vertegenwoordiger Zorgverzekeraar

  • zorginkopers van de betreffende regio, vanwege de bekendheid met en de relaties in de regio
  • Welke verstrekking is afhankelijk van het gekozen doel

Vertegenwoordiger van zorgaanbieders (afhankelijk van gekozen doel; bijvoorbeeld huisartsenzorg/zorggroep en/of ziekenhuiszorg)

  • Vertegenwoordiger heeft binnen de organisatie die hij/zij vertegenwoordigd beslissingsbevoegdheid
  • Vertegenwoordiger heeft binnen de organisatie die hij/zij vertegenwoordigd ook voldoende gezag voor het creëren van draagvlak binnen de beroepsgroep en organisatie
  • Indien in de regio meerdere huisartsen/zorggroepen c.q. meerdere ziekenhuizen, dan is er één vertegenwoordiger uit de regio mét beslissingsbevoegdheid voor de zorgaanbieder die hij/zij vertegenwoordigt.

Taak regionale stuurgroep patiëntgerichtheid

  1. Vaststellen gezamenlijk doel (zie ook ad 2):
  • Vaststellen ketenzorg en/of ziekenhuiszorg
  • Bepalen welke huisartsenpraktijken c.q. ziekenhuisafdeling(en) benaderd worden voor deelname
  1. Aansturen van succesvol uitzetten vragenlijsten, deelname aan regiobijeenkomst, inzetten van de gekozen toolbox naar de gekozen huisartsenpraktijken c.q. ziekenhuisafdeling(en)
  2. Advies geven aan de Proeftuin-stuurgroep regioregie welke doelgroepen in de ketenzorg benaderd zullen worden.

2. Inrichting projectgroepen
Dit is mede afhankelijk van het gekozen doel. Indien gekozen wordt voor zowel ketenzorg als ziekenhuiszorg, zullen er ook twee projectgroepen geformeerd worden.

Samenstelling projectgroep ketenzorg

  • Vertegenwoordiger zorggroep/huisartsenzorg
  • Bestuurslid zorggroep/huisartsenzorg
  • Bestuurslid Apothekersvereniging
  • Vertegenwoordiger vanuit patiëntenperspectief (vanuit Zorgbelang, eventueel in duo)
  • Zorginkoper huisartsenzorg cq 1e lijnszorg zorgverzekeraar

Taak projectgroep ketenzorg

  • Succesvol uitzetten vragenlijsten en monitoren response
  • Werven deelnemende huisartsenpraktijken[1]
  • Implementatie en monitoren (PDCA-cyclus; zie stap 5)

Samenstelling projectgroep ziekenhuiszorg

  • Kwaliteitsfunctionaris ziekenhuis
  • Divisiemanager ziekenhuis
  • Vertegenwoordiger patiënten: lid cliëntenraad, als dan niet aangevuld met een andere patiëntvertegenwoordiger.
  • Vertegenwoordiger medische staf betreffende deelnemende afdeling(en)
  • Afdelingshoofd(en) van deelnemende afdeling(en)
  • Eventueel klachtenfunctionaris (voor extra input voor de PDCA-cyclus)
  • Zorginkoper ziekenhuiszorg zorgverzekeraar

Taakstelling projectgroep ziekenhuiszorg

  • Werven van geïnteresseerde afdelingen voor deelname[2]
  • Succesvol uitzetten vragenlijsten en monitoren response
  • Implementatie en monitoren (PDCA-cyclus; zie stap 5)

 Ga naar B. Voorbereidingsfase 



[1] Aanname: deelname van gemotiveerde huisartsenpraktijken leiden tot hogere response enquêtering via de vragenlijsten.

[2] Aanname: draagvlak van een afdeling verhoogt de response